Informacje ewidencyjne, które przekazuje starosta, nie mogą mieć postaci

Notatki z kartotek to nie to samo, co oficjalne dokumenty, które powinny być udostępniane przez starostę. Kiedy mówimy o ewidencji gruntów i budynków, ważne jest, żeby informacje były podawane w sposób zgodny z normami i przepisami prawymi. Wypisy z rejestrów i wyrysy z mapy ewidencyjnej to formalne dokumenty, które mają precyzyjne dane i są traktowane jako wiarygodne źródła. Pliki komputerowe, jeśli są w odpowiednich formatach i protokołach, też mogą być używane do przesyłania danych ewidencyjnych. Na przykład, system informatyczny, który robi raporty na podstawie wprowadzonych danych, może być przydatny. Natomiast notatki z kartotek, które często są subiektywne, mogą być niedokładne i nie spełniają wymogów formalnych, więc lepiej ich nie używać do udostępniania danych, zwłaszcza w sprawach prawnych i administracyjnych.