Czynności podejmowane przez organ administracji publicznej, dla których nie sporządza się protokołu, a które są istotne dla sprawy lub przebiegu postępowania, dokumentuje się w aktach w formie

Adnotacje to forma zapisu czynności organu administracji publicznej, która nie wymaga sporządzania protokołu, ale jest istotna dla sprawy lub toku postępowania. Adnotacje mają na celu zachowanie dokumentacji dotyczącej kluczowych działań, które nie są formalizowane w bardziej rozbudowanej formie, jak protokół. W praktyce oznacza to, że adnotacje mogą być wykorzystywane do rejestrowania rzeczywistych działań, które miały miejsce, takich jak ustne ustalenia, zgłoszenia oraz inne istotne informacje, które nie zostały zapisane w formie pisemnej. W administracji publicznej, stosowanie adnotacji jest zgodne z zasadą transparentności i dokumentacji działań, zapewniając jednocześnie, że wszelkie istotne informacje są dostępne w aktach sprawy. Przykładowo, w przypadku przeprowadzania rozmowy z interesantem, która dotyczy rozwiązania konkretnej sprawy, urzędnik może sporządzić adnotację, aby zapisać kluczowe informacje lub ustalenia z tej rozmowy, co jest zgodne z dobrą praktyką w administracji publicznej.