Z każdej kluczowej czynności prowadzenia, mającej znaczenie dla rozstrzygania sprawy, w szczególności przesłuchania stron i świadków, oględzin oraz rozprawy, organ administracji publicznej sporządza

Protokół jest dokumentem urzędowym, który ma kluczowe znaczenie w procesie administracyjnym, ponieważ rejestruje przebieg istotnych czynności, takich jak przesłuchania stron, świadków, oględziny czy posiedzenia. Protokół nie tylko dokumentuje zrealizowane czynności, ale także certyfikuje ich wiarygodność i legalność, stanowiąc ważny dowód w przypadku ewentualnych odwołań czy skarg. Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, protokoły powinny być sporządzane w sposób dokładny i rzetelny, co pozwala na transparentność postępowania administracyjnego. Przykładem zastosowania protokołu może być sytuacja, w której organ administracji publicznej przeprowadza przesłuchanie strony w sprawie udzielenia zezwolenia. Protokół z tego przesłuchania staje się częścią akt sprawy, co zapewnia, że wszystkie istotne informacje są zachowane i dostępne dla osób uprawnionych. Dobrą praktyką jest także archiwizacja protokołów, co umożliwia późniejsze odniesienie się do przebiegu postępowania, jeśli zajdzie taka potrzeba.