Referent zakończył sprawę 18 kwietnia 2012 roku. Po upływie roku kalendarzowego, w którym sprawa została załatwiona, 2 stycznia 2013 roku przekazał dokumenty sprawy z klasyfikacją archiwalną B5 do archiwum zakładowego. Dokumenty te mogą być zniszczone najwcześniej

Odpowiedź 2 stycznia 2018 roku jest poprawna, ponieważ akta klasyfikowane jako archiwalne B5 podlegają określonym zasadom przechowywania i zniszczenia. Zgodnie z przepisami, akta te mogą być zniszczone po upływie 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została załatwiona. W omawianym przypadku sprawa została załatwiona 18 kwietnia 2012 roku, więc koniec roku kalendarzowego to 31 grudnia 2012 roku. Dodając 5-letni okres przechowywania, uzyskujemy datę 2 stycznia 2018 roku, co oznacza, że akta mogą być zniszczone. Przykładem zastosowania tej zasady w praktyce są jednostki organizacyjne, które regularnie przeglądają swoje archiwa, aby zidentyfikować dokumenty, które mogą być zniszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami, co pozwala na efektywne zarządzanie przestrzenią biurową oraz obiegiem dokumentów. Ważne jest, aby pracownicy zajmujący się archiwizacją byli dobrze zaznajomieni z tymi zasadami, co wpisuje się w dobre praktyki zarządzania informacją w instytucjach publicznych i prywatnych.