W razie likwidacji lub zmiany formy instytucji, dokumenty kategorii A, przechowywane w archiwum zakładowym, powinny być przesyłane do

Właściwe przekazanie dokumentacji kategorii A do archiwum państwowego jest kluczowym elementem zapewnienia trwałości i dostępności informacji. Zgodnie z przepisami prawa, dokumenty kategorii A, czyli te, które mają znaczenie historyczne lub informacyjne, powinny być przechowywane w archiwum państwowym, które dysponuje odpowiednimi zasobami i kompetencjami do ich ochrony, katalogowania oraz udostępniania. Przykładem zastosowania tej praktyki jest sytuacja, gdy instytucja publiczna zostaje rozwiązana – wtedy wszystkie dokumenty powinny trafić do archiwum, w celu zachowania ciągłości dostępu do informacji. Archiwa państwowe pełnią również funkcję instytucji badawczych i edukacyjnych, umożliwiając dostęp do zasobów historycznych nie tylko specjalistom, ale i społeczeństwu. Tego typu działania są zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, takimi jak ISO 15489, które podkreślają znaczenie właściwego zarządzania dokumentacją w kontekście jej dalszej konserwacji oraz wykorzystania.