Dokumentacja niearchiwalna z likwidowanych urzędów, instytucji, organizacji oraz przedsiębiorstw powinna być najpierw przekazywana

Dokumentacja niearchiwalna likwidowanych urzędów, instytucji, organizacji oraz przedsiębiorstw w pierwszej kolejności przekazywana jest jednostce, która przejmuje ich działalność. Taki proces jest zgodny z zasadami ciągłości działania oraz z zachowaniem odpowiedzialności za dokumentację. Przekazanie dokumentów do nowej jednostki umożliwia kontynuowanie wszelkich spraw administracyjnych oraz zapewnia dostęp do informacji, które mogą być kluczowe dla dalszego funkcjonowania organizacji. W praktyce oznacza to, że nowa jednostka, na przykład w przypadku fuzji lub likwidacji, przejmuje nie tylko aktywa, ale również odpowiedzialność za dokumenty. Zgodnie z ustawodawstwem regulującym archiwizację, w tym ustawą o narodowym archiwum, odpowiedzialność za dokumenty niearchiwalne leży w gestii jednostki przejmującej, co zapewnia efektywne zarządzanie informacją oraz jej prawidłowe wykorzystanie w bieżącej działalności. Warto również zaznaczyć, że w przypadku braku podmiotu przejmującego, dokumentacja ta powinna być właściwie zabezpieczona i przekazana do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.