W organizacji, w której kancelaria oraz sekretariat są od siebie oddzielone, w sekretariacie następuje wtórna rejestracja dokumentacji

Dziennik korespondencji jest kluczowym narzędziem w organizacji, które służy do rejestracji wszystkich dokumentów wpływających i wychodzących z jednostki. Odpowiednie prowadzenie dziennika korespondencji pozwala na utrzymanie porządku w dokumentacji oraz zapewnia łatwy dostęp do informacji o obiegu dokumentów. W przypadku rozdzielenia kancelarii i sekretariatu, dziennik korespondencji staje się szczególnie ważnym narzędziem, ponieważ umożliwia ścisłą ewidencję wszelkich pism, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją. Przykładowo, w dużych instytucjach, gdzie obsługuje się wiele pism dziennie, efektywne wykorzystanie dziennika korespondencji pozwala na szybką identyfikację lokalizacji dokumentów oraz ich statusu. Ponadto, zgodnie z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, prowadzenie dziennika korespondencji jest niezbędnym elementem dobrych praktyk, co wpływa na zapewnienie transparentności i odpowiedzialności w obiegu dokumentów.