Proces polegający na zestawianiu danych z rejestrów ewidencyjnych z rzeczywistym stanem dokumentacji w archiwum zakładowym, to

Skontrum to proces weryfikacji zapisów w ewidencji z rzeczywistym stanem dokumentacji w archiwum zakładowym. Celem skontrum jest zapewnienie zgodności danych, co jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości zarządzania dokumentacją. Przykładem zastosowania skontrum może być kontrola, czy wszystkie dokumenty, które powinny być w archiwum, są faktycznie tam przechowywane oraz czy ich stan zgadza się z informacjami w ewidencji. W praktyce, przeprowadzając skontrum, instytucje mogą identyfikować braki lub nadmiary dokumentów, co z kolei pozwala na podjęcie odpowiednich działań korygujących. Dobrą praktyką w ramach skontrum jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji z realizacji tego procesu, co zwiększa transparentność oraz pozwala na audyt w przyszłości. Ważne jest również, aby skontrum było przeprowadzane regularnie, zgodnie z wytycznymi branżowymi, takimi jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, co podnosi standardy organizacyjne oraz minimalizuje ryzyko utraty istotnych informacji.