Organizacja, która po raz pierwszy przekazuje materiały archiwalne do odpowiedniego archiwum państwowym, powinna do spisów zdawczo-odbiorczych dołączyć

Notatka o działalności jednostki, systemie kancelaryjnym oraz zmianach w strukturze organizacyjnej jest kluczowym dokumentem, który pozwala archiwum państwowemu na zrozumienie kontekstu przekazywanych materiałów archiwalnych. Dokument ten dostarcza istotnych informacji dotyczących funkcji oraz zakresu działalności jednostki, co jest niezbędne do prawidłowej klasyfikacji i ewidencji akt. Przykładowo, w przypadku przekazywania akt z jednostki zajmującej się ochroną środowiska, notatka ta pozwala archiwistom na zrozumienie, jakie procesy i zadania były realizowane, a tym samym na lepsze zrozumienie wartości dokumentów. Dodatkowo, zmiany w strukturze organizacyjnej mogą wpływać na sposób przechowywania i klasyfikacji dokumentów, co również powinno być uwzględnione w przekazanej notatce. Stosowanie takiego podejścia jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwizacją, które kładą nacisk na kompleksowe podejście do ewaluacji i zabezpieczenia materiałów archiwalnych.