Dokumentacja archiwalna, która wskazuje na stan zasobu archiwum, to

Przewodnik po zasobie to kluczowy dokument archiwalny, który dostarcza szczegółowych informacji na temat zasobów archiwum, ich klasyfikacji oraz dostępności. Zawiera opisy jednostek archiwalnych oraz konteksty ich powstania, co umożliwia użytkownikom, zarówno pracownikom archiwów, jak i badaczom, łatwe zrozumienie i lokalizację interesujących ich dokumentów. Przewodnik powinien być zgodny z dobrymi praktykami archiwizacyjnymi, takimi jak normy ISAD(G) (Międzynarodowe standardy opisu archiwalnego), które zapewniają jednolitość i spójność w opisie zasobów archiwalnych. Dzięki przewodnikom, archiwa mogą skuteczniej zarządzać swoimi zbiorami i umożliwiać dostęp do informacji, co jest szczególnie ważne w kontekście przejrzystości i otwartości danych archiwalnych. Przykładem praktycznego zastosowania przewodnika może być sytuacja, gdy badacz poszukuje określonych materiałów dotyczących historii lokalnej i wykorzystuje przewodnik do zidentyfikowania odpowiednich zbiorów, co znacznie przyspiesza proces badawczy oraz ułatwia dostęp do zasobów.