Gdy w wyniku procedury brakowania dokumentów niearchiwalnych właściwe archiwum państwowe uzna całość lub część tych dokumentów za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany do

W sytuacji, gdy archiwum państwowe uznaje całość lub część dokumentacji niearchiwalnej za materiały archiwalne, archiwista ma obowiązek uporządkowania tej dokumentacji oraz sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego. To działanie jest kluczowe, ponieważ materiały archiwalne wymagają szczególnej dbałości o ich przechowywanie i dostępność. Uporządkowanie dokumentacji polega na systematyzacji akt, co ułatwia przyszłe przeszukiwanie oraz archiwizowanie tych materiałów zgodnie z obowiązującymi normami. Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego jest istotne dla zachowania transparentności i dokumentacji procesów archiwizacyjnych, jak również stanowi podstawę do dalszego zarządzania tymi dokumentami. Takie procedury są zgodne z wytycznymi zawartymi w obowiązujących aktach prawnych oraz standardach archiwalnych, które wskazują na konieczność dbałości o materiały archiwalne jako zasoby kultury narodowej. Przykładowo, w praktyce archiwalnej, niewłaściwe zarządzanie dokumentacją archiwalną może prowadzić do utraty ważnych informacji oraz naruszenia obowiązujących przepisów prawnych.