Organizacja, która po raz pierwszy przesyła materiały archiwalne do archiwum państwowego, powinna do spisów zdawczo-odbiorczych dołączyć

Notatka informacyjna zawierająca krótki rys historyczny i schemat dotyczący struktury organizacyjnej jest kluczowym dokumentem, który powinien towarzyszyć spisom zdawczo-odbiorczym, gdy jednostka organizacyjna przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego po raz pierwszy. Tego rodzaju notatka ma na celu dostarczenie archivistom niezbędnych informacji o kontekście, w jakim materiały powstały. Przykładowo, krótki rys historyczny pozwala na zrozumienie znaczenia dokumentów w kontekście działalności jednostki, co jest istotne dla prawidłowej klasyfikacji i późniejszego udostępniania akt. Schemat dotyczący struktury organizacyjnej z kolei ułatwia orientację w hierarchii odpowiedzialności oraz do zrozumienia dynamiki funkcjonowania jednostki. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, takie informacje powinny być zawsze dołączane, aby zapewnić integralność zbiorów oraz ich właściwą interpretację w przyszłości. Dodatkowo, ułatwia to pracę archiwistów, którzy dzięki tym informacjom mogą skuteczniej zarządzać zasobami archiwalnymi.