Jak określa się proces weryfikacji danych zawartych w rejestrach z rzeczywistym stanem dokumentacji w archiwum zakładowym?

Skontrum to proces polegający na weryfikacji zgodności zapisów w środkach ewidencyjnych z rzeczywistym stanem dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym. Jest to kluczowy element zarządzania dokumentacją, który ma na celu zapewnienie integralności i rzetelności zbiorów archiwalnych. Praktyczne przeprowadzenie skontrum pozwala na identyfikację ewentualnych rozbieżności, a także umożliwia wykrycie brakujących lub nieprawidłowo zaklasyfikowanych dokumentów. Wartościowe jest implementowanie skontrum w cyklu regularnym, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania informacjami. Skontrum powinno być dokumentowane, a wyniki analizowane w celu doskonalenia procesów archiwizacji. Zgodnie z normami ISO 15489, które regulują zarządzanie dokumentacją, utrzymanie zgodności i porównywanie zapisów jest istotnym krokiem w zapewnieniu zgodności i dokładności zbiorów archiwalnych.