Zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. dotyczącą krajowego zasobu archiwalnego oraz archiwów, organy jednostek samorządowych oraz samorządowe jednostki organizacyjne są zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych do odpowiednich archiwów państwowych, nie później niż po upływie

Odpowiedź 25 lat od wytworzenia dokumentacji jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, organy jednostek samorządu terytorialnego mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych niezwłocznie po upływie 25 lat. W praktyce oznacza to, że wszystkie dokumenty, które zostały wytworzone przez jednostki samorządowe, po upływie tego okresu powinny być przekazane do archiwum, aby mogły być właściwie przechowywane i udostępniane w przyszłości. Działania te są zgodne z dobrymi praktykami archiwalnymi, które kładą duży nacisk na terminowe i właściwe zarządzanie dokumentacją publiczną. Przykładem może być przekazywanie protokołów z posiedzeń rad gminy, które po upływie 25 lat stanowią istotne źródło informacji o funkcjonowaniu lokalnych samorządów, a także o decyzjach podejmowanych na poziomie lokalnym.