Jednostki organizacyjne przesyłają dokumentację spraw, które zostały zakończone, do archiwum zakładowego na podstawie

Instrukcja kancelaryjna to taki kluczowy dokument, który mówi, jak powinno się postępować z różnymi papierami w organizacji. Określa nie tylko jakie są zasady przekazywania dokumentów do archiwum, ale też kiedy i w jaki sposób należy to robić. Generalnie, zanim coś trafi do archiwum, to najpierw wszystkie komórki powinny zakończyć sprawy związane z dokumentami. A dopiero potem, zgodnie z tym, co mówi instrukcja, można przygotować odpowiednią dokumentację. Trzeba pamiętać, że częścią tego procesu jest zrobienie spisu zdawczo-odbiorczego, który potwierdza, że materiały archiwalne zostały przekazane. Bez tego spisu byłoby ciężko udowodnić, że wszystko poszło zgodnie z planem. No i najważniejsze, znajomość tej instrukcji to klucz do tego, żeby dobrze zarządzać dokumentacją i być w zgodzie z przepisami prawa, szczególnie z ustawą o archiwizacji i ochronie danych osobowych. Warto zainwestować czas w zapamiętanie tych zasad.