W przypadku rozwiązania instytucji, formą zabezpieczenia nieprzeterminowanej dokumentacji kat.B jest

Zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym na odpłatne dalsze przechowywanie dokumentacji jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Tego rodzaju umowa zapewnia, że dokumentacja kat. B, która jest klasyfikowana jako dokumentacja mająca znaczenie dla działalności instytucji, jest przechowywana w odpowiednich warunkach, zgodnych z regulacjami prawnymi oraz minimalnymi standardami bezpieczeństwa. Przechowywanie dokumentacji w wyspecjalizowanych instytucjach zewnętrznych często wiąże się z profesjonalizmem w zakresie archiwizacji, co gwarantuje właściwe zabezpieczenie, dostępność oraz możliwość audytowania procesu przechowywania. W praktyce, takie umowy obejmują również zasady dotyczące przekazywania dokumentów, ich zniszczenia po upływie okresu przechowywania oraz dostęp do dokumentacji w razie potrzeby, co zwiększa efektywność zarządzania informacją. Co więcej, korzystanie z usług zewnętrznych podmiotów może być mniej kosztowne i bardziej efektywne niż utrzymywanie własnego archiwum, co jest istotne w kontekście optymalizacji kosztów operacyjnych instytucji.