Gdy dojdzie do stwierdzenia braku dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, jak również w przypadku włamania do magazynu, jego zalania lub innego zniszczenia, kierownik jednostki organizacyjnej powinien w pierwszej kolejności poinformować

W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji w archiwum zakładowym, właściwe archiwum państwowe odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu i ochronie dokumentów, które są niezbędne dla funkcjonowania jednostki organizacyjnej. Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, to archiwum państwowe jest odpowiedzialne za przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji, a także monitorowanie jej stanu. Powiadomienie archiwum o utracie dokumentów pozwala na szybkie podjęcie działań, takich jak ewentualne rekonstrukcje dokumentacji czy też analiza przyczyn utraty. Dobrą praktyką w takich sytuacjach jest również prowadzenie szczegółowej dokumentacji wszelkich incydentów związanych z utratą lub zniszczeniem dokumentów, co może pomóc w przyszłych audytach i przeglądach stanu dokumentacji. Warto również zauważyć, że wiedza na temat procedur zarządzania dokumentacją w kontekście archiwizacji i zabezpieczeń jest kluczowa, dlatego kierownik jednostki organizacyjnej powinien być dobrze zaznajomiony z obowiązującymi standardami i regulacjami.