Oznaczenie przyznane jednostce aktowej lub jednostce inwentarzowej, które wskazuje na jej lokalizację w danym zespole (zbiorze) oraz pozwala na jej identyfikację, to

Sygnatura archiwalna jest kluczowym elementem w systemie archiwizacji dokumentów i jednostek aktowych. Oznacza ona unikalny identyfikator, który pozwala na precyzyjne zlokalizowanie konkretnej jednostki w obrębie większego zbioru dokumentów. Dzięki sygnaturze archiwalnej, archiwista może szybko odszukać i zidentyfikować dokumenty, co jest niezbędne w kontekście zarządzania informacją oraz utrzymania porządku w archiwum. Przykład zastosowania sygnatury archiwalnej można znaleźć w archiwach publicznych, gdzie dokumenty są klasyfikowane według typów spraw, dat lub instytucji. Dobrą praktyką jest stosowanie jasnych i zrozumiałych sygnatur, które odzwierciedlają strukturę archiwum, co usprawnia pracę zarówno archiwistów, jak i użytkowników korzystających z zasobów archiwalnych. Ponadto, sygnatury archiwalne są regulowane przez standardy archiwalne, takie jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które zalecają określone zasady dotyczące tworzenia i stosowania tych identyfikatorów.