Cyfrowa reprodukcja materiałów archiwalnych, przeznaczona do krótkoterminowego przechowywania, nosi nazwę

Kopia użytkowa materiałów archiwalnych to forma cyfrowego przechowywania, która jest przystosowana do codziennego wykorzystania, ale nie jest przeznaczona do trwałego archiwizowania. Jej głównym celem jest umożliwienie łatwego dostępu i szybkiego wykorzystania, co sprawia, że jest idealna dla instytucji, które potrzebują regularnego dostępu do danych, takich jak biblioteki czy biura. Przykładowo, w archiwach publicznych często tworzy się kopie użytkowe dokumentów, które są udostępniane użytkownikom w formie cyfrowej, co pozwala na oszczędność miejsca oraz szybsze przetwarzanie informacji. Zgodnie z normami ISO 14721:2012 (Open Archival Information System), kopie użytkowe powinny być regularnie aktualizowane, aby zapewnić ich zgodność z oryginałami oraz przydatność w przyszłości. Warto również zauważyć, że kopie użytkowe różnią się od kopii zabezpieczających, które są tworzone w celu ochrony oryginalnych materiałów przed utratą lub zniszczeniem oraz kopii wzorcowych, które służą jako referencja dla innych wersji dokumentów.