Inwentaryzację, czyli ewidencjonowanie zespołu archiwalnego oraz przygotowanie opisu informacyjnego dla każdej jednostki fizycznej, należy przeprowadzić

Inwentaryzacja zespołu archiwalnego jest kluczowym etapem w procesie zarządzania dokumentami i archiwami. Przeprowadza się ją po dokonaniu porządkowania właściwego, co oznacza, że wszystkie dokumenty zostały już uporządkowane według określonych kryteriów, takich jak daty, tematyka czy autorzy. Umożliwia to stworzenie dokładnego opisu informacyjnego dla każdej jednostki fizycznej, dzięki czemu można łatwiej zidentyfikować oraz zarządzać dokumentami w przyszłości. W praktyce, po porządkowaniu, archiwista ma możliwość prawidłowego przypisania sygnatury archiwalnej, co jest niezbędne do końcowego zarejestrowania dokumentów w systemie archiwalnym. Dobre praktyki archiwistyczne, takie jak te opisane w normach ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją, jednoznacznie wskazują, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzana na etapie, gdy wszystkie dokumenty są już uporządkowane, co zwiększa wydajność i dokładność całego procesu archiwizacji. Dodatkowo, proces ten pozwala na weryfikację kompletności zespołu archiwalnego oraz identyfikację ewentualnych braków w dokumentacji.