Każdy wpis w indeksie archiwalnym stworzonym dla grupy dokumentów, po haśle, powinien zawierać

Sygnatura i numer karty to kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w każdej pozycji indeksu archiwalnego sporządzonego dla zespołu akt. Sygnatura jest unikalnym identyfikatorem dokumentów, który pozwala na ich precyzyjne zlokalizowanie w archiwum. Jest to istotne, aby uniknąć pomyłek w identyfikacji akt oraz umożliwić ich sprawne wydobycie na żądanie użytkowników. Numer karty natomiast odnosi się do konkretnej pozycji w dokumentacji archiwalnej, co jest pomocne podczas przeszukiwania zbiorów oraz przy pracy z dużymi ilościami akt. W praktyce, każdy archiwista powinien dążyć do jak najdokładniejszego opisu akt, aby zapewnić ich łatwe wyszukiwanie oraz dostępność. Posiadanie standardowych formatów indeksowania, w tym sygnatury i numeru karty, jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi, co zwiększa efektywność pracy archiwum oraz satysfakcję jego użytkowników.