Zespół archiwalny uznawany jest za zdekompletowany, gdy minimalny procent zniszczenia lub utraty dokumentów wynosi

Zdekompletowany zespół archiwalny to taki, w którym zniszczenie lub utrata dokumentów osiąga co najmniej 5% stanu ogólnego. Taka definicja opiera się na standardach archiwalnych, które podkreślają, że niewielki procent strat może już wpływać na integralność i użyteczność zbioru archiwalnego. Na przykład w sytuacjach kryzysowych, takich jak pożar czy zalanie, nawet małe straty mogą prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji w zakresie zachowania kontekstu dokumentów. W praktyce oznacza to, że jeśli w zbiorze archiwalnym zniszczeniu ulega 5% dokumentów, może to wpłynąć na możliwość ich późniejszego wykorzystania i interpretacji. Takie podejście jest zgodne z zaleceniami instytucji archiwalnych, które zalecają regularne monitorowanie stanu archiwów oraz wdrażanie procedur ochrony przed zniszczeniem. Na przykład, w ramach zarządzania ryzykiem, archiwa powinny przeprowadzać okresowe audyty i oceny stanu zachowania swoich zasobów, aby zminimalizować ryzyko dekompletacji.