W przypadku materiałów archiwalnych w formie elektronicznej, zebranych w systemach informatycznych EZD (lub w systemach do elektronicznego zarządzania dokumentami), klasyfikowanych w akta spraw według jednolitego rzeczowego wykazu akt, jednostką archiwalną jest

W przypadku materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, jednostką archiwalną jest sprawa, co jest zgodne z założeniami jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA). Sprawa to zespół dokumentów powiązanych ze sobą tematycznie i proceduralnie, dotyczących konkretnego zagadnienia lub wydarzenia. Przykładowo, w kontekście administracji publicznej, sprawą może być wniosek o pozwolenie na budowę, który obejmuje wszelkie dokumenty związane z tym procesem, takie jak decyzje administracyjne, opinie, czy protokoły z zebrań. W praktyce, odpowiednie grupowanie akt w sprawy zapewnia łatwiejszy dostęp do informacji oraz skuteczniejsze zarządzanie dokumentacją. Standardy archiwalne, takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie właściwego klasyfikowania i organizowania materiałów archiwalnych, co przyczynia się do efektywności operacyjnej instytucji oraz transparentności w działaniach administracyjnych.