Działanie, które prowadzi do zarejestrowania zespołu archiwalnego oraz opracowania dla każdej jednostki fizycznej opisu informacyjnego w celu udostępnienia tego zespołu, to

Inwentaryzacja to kluczowy proces w zarządzaniu archiwami, który polega na zewidencjonowaniu zespołu archiwalnego oraz przygotowaniu opisu informacyjnego dla każdej jednostki fizycznej. W praktyce oznacza to, że każda dokumentacja jest systematycznie katalogowana, co umożliwia skuteczne zarządzanie i dostęp do materiałów archiwalnych. Dzięki inwentaryzacji, archiwiści mogą tworzyć bazy danych, które zawierają szczegółowe informacje na temat zawartości zespołów archiwalnych, co jest niezbędne do ich późniejszego udostępniania. W kontekście standardów branżowych, inwentaryzacja powinna być przeprowadzana zgodnie z wytycznymi, takimi jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które określają struktury opisu archiwalnego. Przykładem praktycznego zastosowania inwentaryzacji jest możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnych dokumentów przez użytkowników, co zwiększa efektywność pracy w instytucjach archiwalnych oraz pozwala na lepszą ochronę i przechowywanie zasobów archiwalnych.