Dokumenty, które po pięciu latach przechowywania w archiwum, powinny zostać poddane przeglądowi przez eksperta, który zdecyduje o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu, powinny być oznaczone symbolem

Odpowiedź BES oznacza, że dokumenty powinny być przechowywane przez pięć lat, po czym ekspert ma je przejrzeć w celu podjęcia decyzji o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu. Taka praktyka jest zgodna z ogólnymi zasadami zarządzania dokumentacją oraz wymogami przepisów prawa dotyczących archiwizacji. W przypadku dokumentów, które są istotne dla działalności organizacji, ich przegląd po upływie pięciu lat stanowi kluczowy element procesu decyzyjnego. Dokładna analiza dokumentów pozwala na identyfikację tych, które są nadal potrzebne, a które mogą być zniszczone, co przyczynia się do efektywnego zarządzania przestrzenią archiwalną. Dodatkowo, stosowanie symbolu BES jest zgodne z normą ISO 15489 dotyczącą zarządzania dokumentacją, która podkreśla znaczenie systematycznego przeglądu dokumentów w kontekście ich wartości archiwalnej. Przykładem takiej praktyki może być przegląd dokumentów kadrowych po ich pięcioletnim przechowywaniu, aby ocenić, które z nich są nadal potrzebne do zarządzania zasobami ludzkimi.