Dokument, który oparty jest na dziesiętnej klasyfikacji i służy do klasyfikacji wszystkich dokumentów wytwarzanych przez daną instytucję oraz do określenia ich kwalifikacji archiwalnej, to

Rzeczowy wykaz akt to kluczowy dokument w systemie zarządzania dokumentacją w instytucjach, który oparty jest na klasyfikacji dziesiętnej. Jego głównym celem jest systematyczna klasyfikacja wszystkich aktów tworzonych i gromadzonych przez daną jednostkę. Dzięki temu dokumentowi możliwe jest precyzyjne przypisanie odpowiednich kategorii do dokumentów oraz ich odpowiednia kwalifikacja archiwalna. Przykładem zastosowania rzeczowego wykazu akt może być sytuacja, w której instytucja musi zrealizować audyt dokumentacji. Rzeczowy wykaz umożliwia szybkie zlokalizowanie potrzebnych aktów, co przyspiesza proces audytu i zwiększa efektywność zarządzania informacją. W wielu krajach, zwłaszcza w kontekście regulacji dotyczących archiwizacji dokumentów, rzeczowy wykaz akt stanowi standard, który wspiera dobre praktyki w zakresie zarządzania informacją i ochrony danych. Zgodnie z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, rzeczowy wykaz akt jest fundamentalnym narzędziem, które organizacje powinny wykorzystywać do skutecznego zarządzania cyklem życia dokumentów.