W trakcie procesu zameldowania gościa w hotelu, recepcjonista przekazuje mu oprócz klucza

W recepcji hotelowej klucz do pokoju jest podstawowym elementem procedury meldunkowej, ale równie istotnym dokumentem jest karta pobytu. Karta pobytu to formularz, który potwierdza pobyt gościa oraz zawiera informacje niezbędne do identyfikacji jego danych osobowych oraz szczegółów rezerwacji. W praktyce karta pobytu jest często używana do rejestracji gościa w systemie hotelowym oraz do spełnienia wymogów prawnych związanych z ewidencją pobytów w hotelach. Na przykład, w Polsce hotele są zobowiązane do zbierania danych gości, co jest regulowane przez przepisy prawa. Przykładowo, karta pobytu może zawierać dane takie jak imię, nazwisko, adres, numer dokumentu tożsamości oraz daty pobytu, co umożliwia hotelom i organom ścigania śledzenie pobytów. Dobrą praktyką jest również informowanie gościa o politykach hotelu dotyczących ochrony danych oraz sposobach ich wykorzystania.