Dokumentem tworzonym przez recepcjonistę dysponenta po przyjęciu zamówienia od klienta, a następnie przekazywanym do zamawiającego, jest

Potwierdzenie rezerwacji jest kluczowym dokumentem w procesie zarządzania rezerwacjami w branży hotelarskiej. Sporządzane przez recepcjonistę po otrzymaniu zamówienia, jego główną funkcją jest formalne potwierdzenie zarezerwowanej usługi oraz przekazanie istotnych informacji dotyczących pobytu gościa. Dokument ten zazwyczaj zawiera takie elementy jak dane gościa, daty pobytu, typ pokoju, ceny oraz dodatkowe usługi. Przykładowo, jeśli gość rezerwuje pokój na weekend, potwierdzenie rezerwacji zazwyczaj zawiera szczegóły dotyczące dokładnych dat przyjazdu i wyjazdu, co jest istotne zarówno dla gościa, jak i dla hotelu w kontekście planowania dostępności. Dobre praktyki w branży hotelarskiej zalecają, aby potwierdzenia rezerwacji były wysyłane nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej, co zwiększa wygodę dla gościa oraz umożliwia szybkie odnalezienie informacji. Ponadto, potwierdzenie rezerwacji często stanowi podstawę do dalszej komunikacji i interakcji z gościem, co przyczynia się do budowania pozytywnej relacji z klientem.