Grunty, do których dostęp jest znacznie utrudniony, inwentaryzuje się metodą

Prawidłowo – w przypadku gruntów, do których dostęp jest znacznie utrudniony, stosuje się metodę weryfikacji stanu ewidencyjnego. Chodzi o sytuacje, gdy fizyczne przeliczenie czy bezpośrednie obejście terenu jest praktycznie niewykonalne albo bardzo niebezpieczne, np. działka położona na stromym zboczu, teren zalewowy, pas zieleni przy ruchliwej drodze ekspresowej, grunty oddalone o wiele kilometrów, do których nie ma realnego dojazdu. W takim przypadku dobra praktyka rachunkowa i magazynowa mówi: nie ryzykujemy zdrowia ludzi ani nie generujemy nieproporcjonalnych kosztów, tylko opieramy się na dokumentach i zapisach ewidencyjnych. Weryfikacja stanu ewidencyjnego polega na porównaniu danych z ksiąg rachunkowych, ewidencji środków trwałych, dokumentów geodezyjnych, wypisów z ewidencji gruntów i budynków oraz umów własności lub dzierżawy z rzeczywistym stanem prawnym i gospodarczym. Moim zdaniem kluczowe jest tu słowo „porównanie”: sprawdza się, czy to, co widnieje w papierach, ma sens i jest logiczne w świetle posiadanych dokumentów, map, protokołów przekazania, decyzji administracyjnych. W praktyce w firmach i gospodarstwach rolnych sporządza się protokół weryfikacji, w którym komisja inwentaryzacyjna opisuje, jakie dokumenty przeanalizowano, jakie wnioski wyciągnięto i czy stan ewidencyjny uznano za prawidłowy. Z mojego doświadczenia dobrze jest też nanieść działki na aktualne mapy (np. z geoportalu) i sprawdzić zgodność powierzchni oraz granic z tym, co jest w ewidencji. Ta metoda jest zgodna z zasadami rachunkowości, bo ustawa o rachunkowości dopuszcza inwentaryzację drogą porównania danych księgowych z dokumentami źródłowymi, zwłaszcza w odniesieniu do składników, których nie da się łatwo policzyć lub obejrzeć. W agrobiznesie dotyczy to właśnie gruntów, ale też np. niektórych środków trwałych trwale związanych z gruntem. Dobrą praktyką jest, żeby taką weryfikację robić rzetelnie, nie „na odczepne”, bo później wszelkie spory o własność, powierzchnię czy wartość gruntu opierają się głównie na tej dokumentacji.