Dokument ten umożliwia prowadzenie rejestru przychodów oraz rozchodów zapasu, a także kontrolowanie jego stanu.

Kartoteka magazynowa to kluczowy dokument w zarządzaniu zapasami, który umożliwia dokładne rejestrowanie przychodów i rozchodów towarów. Umożliwia kontrolę stanu magazynu poprzez systematyczne aktualizowanie informacji o każdym ruchu towarów. Na przykład, przyjmując nowe dostawy, pracownik odpowiedzialny za magazyn rejestruje je w kartotece, co pozwala na bieżąco śledzić ilości dostępnych zapasów. W sytuacji, gdy potrzebne jest dokonanie inwentaryzacji, kartoteka magazynowa stanowi niezastąpione źródło informacji. Dobre praktyki w zarządzaniu magazynem zalecają systematyczne aktualizowanie kartoteki oraz regularne audyty, aby upewnić się, że stan fizyczny zapasów odpowiada zapisom w kartotece. Standardy branżowe, takie jak ISO 9001, podkreślają znaczenie dokumentacji w procesach zarządzania jakością, co obejmuje również kontrolę zapasów.