W przypadku likwidacji instytucji, aby zabezpieczyć dokumentację kategorii B10, której czas przechowywania jeszcze nie upłynął, należy

Zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym na dalsze odpłatne przechowywanie dokumentacji kategorii B10 jest kluczowe w sytuacji likwidacji instytucji. Takie działanie pozwala na zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz o archiwach. Dokumenty kategorii B10, które mają jeszcze aktywny okres przechowywania, muszą być chronione do momentu, gdy upłynie termin ich przechowywania. Przykład praktyczny zastosowania tej procedury można znaleźć w instytucjach publicznych, które po likwidacji decydują się na współpracę z wyspecjalizowanymi archiwami prywatnymi, które oferują zarówno przechowywanie, jak i dodatkowe usługi związane z zarządzaniem dokumentacją. Warto zwrócić uwagę, że umowa z podmiotem zewnętrznym powinna precyzować odpowiedzialność za dokumentację oraz warunki jej przechowywania, aby spełniała wymogi bezpieczeństwa i dostępu do informacji. Taka praktyka jest zgodna z zasadami zarządzania dokumentacją oraz audytu, które przewidują, że dokumenty nie mogą być pozostawione bez nadzoru po likwidacji instytucji.