W skład komisji zajmującej się oceną dokumentacji niearchiwalnej aktowej wchodzą

Kierownik komórki, której akta podlegają ocenie, odgrywa kluczową rolę w procesie analizy dokumentacji niearchiwalnej aktowej. Jego obecność w komisji zapewnia, że dokumenty są oceniane przez osobę, która ma pełne zrozumienie ich kontekstu, wartości merytorycznej oraz znaczenia w ramach organizacji. W praktyce, kierownik ten zna nie tylko szczegóły dotyczące samej dokumentacji, ale także cele i procedury, które były realizowane w danej jednostce. Zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją, ważne jest, aby w procesie oceny brały udział osoby, które są bezpośrednio zaangażowane w działalność, do której dokumenty się odnoszą. Dzięki temu możliwe jest podejmowanie bardziej świadomych decyzji, dotyczących dalszego przechowywania, archiwizacji lub zniszczenia dokumentów. Dodatkowo, obecność kierownika komórki sprzyja lepszemu zrozumieniu i przestrzeganiu standardów dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentacją, takich jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją.