Archiwum zakładowe powstaje w tej jednostce organizacyjnej, która produkuje

Archiwum zakładowe jest jednostką organizacyjną odpowiedzialną za gromadzenie, przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów, które są uznawane za materiały archiwalne. Materiały archiwalne, klasyfikowane jako kategoria A, to dokumenty, które mają długotrwałe znaczenie dla działalności danej jednostki. Wytwarzane są głównie w wyniku działalności operacyjnej, projektowej lub badawczej i są niezbędne do zachowania ciągłości informacji, ochrony prawnych i historycznych wartości. Przykładami takich dokumentów są akty notarialne, umowy, protokoły posiedzeń oraz inne dokumenty o znaczeniu historycznym lub prawnym. Standardy archiwizacji, jak ISO 15489, podkreślają znaczenie odpowiedniego zarządzania dokumentami i wskazują, że archiwa powinny być tworzone tam, gdzie dokumenty są tworzone, co w praktyce oznacza, że archiwum zakładowe powinno być częścią struktury organizacyjnej jednostki wytwarzającej te dokumenty. Dobre praktyki archiwizacji podkreślają również konieczność regularnej oceny wartości dokumentów oraz ich klasyfikacji, co pozwala na skuteczne zarządzanie zasobami archiwalnymi.