Strona główna › Pytania EKA.02 › Pytanie 447
EKA.02 · pytanie #447
Którego rozdziału Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego dotyczy zamieszczony fragment? <br><br> <table><tr><td colspan="2">Fragment Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego</td></tr><tr><td colspan="2">(…)</td></tr><tr><td colspan="2">§ 16.</td></tr><tr><td colspan="2">Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:</td></tr><tr><td>1)</td><td>rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy:</td></tr><tr><td>a)</td><td>liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,</td></tr><tr><td>b)</td><td>datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,</td></tr><tr><td>c)</td><td>pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,</td></tr><tr><td>d)</td><td>nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,</td></tr><tr><td>e)</td><td>liczbę pozycji w spisie,</td></tr><tr><td>f)</td><td>liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;</td></tr><tr><td colspan="2">(…)</td></tr></table>
- AUdostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
- BWycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego.
- CPrzeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
- DPrzechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
Poprawna odpowiedź: D. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
Kliknij odpowiedź, którą uważasz za poprawną.
Wyjaśnienie
Poprawna odpowiedź dotyczy fundamentalnych działań archiwów, które są kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji to nie tylko obowiązki archiwum, ale także spełnianie wymogów ustawowych i standardów branżowych. Efektywne zarządzanie dokumentacją zaczyna się od rzetelnego rejestrowania spisów zdawczo-odbiorczych, co pozwala na kontrolę nad dokumentami i ich stanem. W praktyce oznacza to, że archiwa powinny stosować systemy ewidencyjne, które umożliwiają śledzenie dokumentów od momentu ich przejęcia do momentu ich ewentualnego wycofania. Dobre praktyki w archiwistyce zalecają również regularne audyty ewidencji, co zapewnia aktualność i zgodność z przepisami. Ponadto, dbałość o zabezpieczenie dokumentacji fizycznej oraz elektronicznej jest kluczowa dla ochrony informacji przed utratą, zniszczeniem lub nieautoryzowanym dostępem. Zgodnie z normą ISO 15489, archiwa powinny tworzyć polityki zarządzania informacją, które definiują, jak gromadzić, katalogować i zabezpieczać dokumenty, co z kolei znacząco wpływa na efektywność organizacji.
🤖 Wyjaśnienie generowane przez AI – weryfikuj w oficjalnych źródłach.