Zasadą klasyfikacji, rejestracji i łączenia dokumentów w akta spraw oraz organizacji dokumentacji, która nie tworzy akt spraw, jest

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) stanowi podstawowy element systemu zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych i prywatnych. JRWA umożliwia systematyczne klasyfikowanie oraz porządkowanie akt spraw, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i archiwizowanie. W praktyce, JRWA zawiera szczegółowy spis rodzajów dokumentacji, które powinny być tworzone w danym podmiocie oraz ich przypisanie do odpowiednich kategorii tematycznych. Dzięki temu, każda jednostka organizacyjna ma jasność co do tego, jakie dokumenty i w jakiej formie powinna wytwarzać. Przykładowo, w administracji publicznej JRWA wspiera procesy transparentności i efektywności, pozwalając na szybkie odnalezienie informacji oraz minimalizując ryzyko zagubienia ważnych dokumentów. Ponadto, JRWA jest zgodny z krajowymi regulacjami prawnymi, takimi jak ustawa o archiwizacji, co czyni go niezbędnym narzędziem w zarządzaniu dokumentacją.