Gdy archiwista zauważy braki lub uszkodzenia w dokumentach zwróconych po wypożyczeniu, tworzy protokół i przekazuje go w celu wyjaśnienia do

Odpowiedź "kierownika komórki, która dokumenty wypożyczyła" jest prawidłowa, ponieważ to właśnie ta osoba ma bezpośredni nadzór nad dokumentacją i odpowiada za jej stan. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń, kierownik jednostki, która wypożyczyła dokumenty, jest odpowiedzialny za wyjaśnienie przyczyn takich sytuacji oraz podjęcie działań naprawczych. Zgodnie z dobrymi praktykami archiwalnymi, każda jednostka jest zobowiązana do prowadzenia odpowiedniej ewidencji wypożyczeń i dbania o stan dokumentów. Przykładem może być sytuacja, w której dokumenty są używane do celów badawczych; ich uszkodzenie może wpłynąć na dalsze prace związane z historią czy nauką. Właściwe przekazywanie informacji o brakach do odpowiednich osób jest kluczowe dla zapewnienia integralności zbiorów archiwalnych oraz dla minimalizacji ryzyka ich utraty. Dębata w tej kwestii jest nieodzownym elementem zarządzania dokumentacją, co znajduje odzwierciedlenie w standardach ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją.