Zbiór elektronicznych informacji dotyczących zasobów archiwalnych, stworzony zgodnie z przyjętymi standardami opisu, to

Baza danych to strukturalny zbiór informacji, który jest przechowywany w sposób umożliwiający łatwe zarządzanie oraz dostęp do danych. W kontekście archiwizacji, elektroniczny zbiór informacji o zasobie archiwum, zorganizowany według przyjętych standardów opisu, pozwala na efektywne gromadzenie oraz przetwarzanie danych. Standardy takie jak ISAD(G) (Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego) czy EAD (Encoded Archival Description) są kluczowe dla zapewnienia jednolitości oraz zrozumiałości opisów archiwalnych. Dzięki bazom danych, archiwa mogą realizować złożone zapytania, co umożliwia użytkownikom szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. Przykładem zastosowania bazy danych w archiwum może być system zarządzania dokumentacją, który pozwala na cyfrowe archiwizowanie oraz automatyzację procesów związanych z przeszukiwaniem, klasyfikowaniem oraz udostępnianiem zbiorów archiwalnych.