Zgodnie z ustawą o rachunkowości, przedsiębiorca ma możliwość przechowywania danych na informatycznych nośnikach

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe są kluczowym elementem dokumentacji finansowej każdej jednostki gospodarczej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdania te powinny być przechowywane przez przynajmniej pięć lat. Możliwość ich archiwizacji na informatycznych nośnikach danych pozwala na efektywniejsze zarządzanie dokumentacją oraz jej dłuższe i bezpieczniejsze przechowywanie. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mogą korzystać z nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami, które umożliwiają łatwy dostęp do tych informacji w przypadku kontroli skarbowej czy audytu. Zastosowanie elektronicznych form przechowywania dokumentów jest zgodne z zasadami e-rachunkowości, które zyskują na popularności w dobie cyfryzacji. Dobre praktyki wskazują, że przechowywanie zatwierdzonych sprawozdań w formie elektronicznej powinno być zabezpieczone odpowiednimi procedurami, zapewniającymi integralność danych oraz ich ochronę przed nieautoryzowanym dostępem. Utrzymanie dokumentacji w formie elektronicznej nie tylko usprawnia procesy wewnętrzne, ale również przyczynia się do ochrony środowiska poprzez redukcję zużycia papieru.