Przedsiębiorca wystawił fakturę VAT. Oryginał dokumentu powinien zostać przekazany

Prawidłowo – oryginał faktury VAT przekazuje się odbiorcy towaru lub usługi. Wynika to zarówno z przepisów o podatku VAT, jak i z utrwalonej praktyki gospodarczej. Faktura jest przede wszystkim dokumentem potwierdzającym sprzedaż pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. To nabywca, jako podatnik VAT (jeśli nim jest), potrzebuje oryginału, żeby ująć zakup w swojej ewidencji księgowej i – co bardzo ważne – żeby mieć prawo do odliczenia podatku naliczonego. Kopia faktury zostaje u sprzedawcy i stanowi podstawę zapisów w jego księgach oraz rozliczenia podatku należnego. W praktyce wygląda to tak: przedsiębiorca sprzedaje np. paszę, wystawia fakturę VAT w dwóch egzemplarzach – oryginał daje klientowi, kopię zostawia w dokumentacji księgowej. Urząd skarbowy nie otrzymuje faktury w wersji papierowej „od razu”, tylko dane z faktur trafiają tam pośrednio, przez pliki JPK_VAT lub inne ewidencje. Księgowa w firmie sprzedawcy pracuje na kopiach albo na wersji elektronicznej z systemu finansowo–księgowego, a nie na oryginale wydanym klientowi. Firmie transportowej faktura jest zwykle zupełnie zbędna – przewoźnik operuje na liście przewozowym, WZ, zleceniu transportowym. Z mojego doświadczenia dobrze jest też pamiętać, że w obrocie elektronicznym „oryginał” oznacza po prostu autentyczny plik z systemu sprzedawcy, udostępniony nabywcy (np. PDF wysłany mailem), a nie żaden specjalny, opieczętowany druk. Kluczowa zasada jest taka: oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy – i wtedy zarówno sprzedaż, jak i zakup są prawidłowo udokumentowane pod kątem podatkowym i księgowym.