Znak identyfikacyjny akt, który składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w rejestrze tych spisów oraz liczby porządkowej, pod którą ujęto jednostkę aktową, to

Sygnatura to unikalny znak rozpoznawczy przypisany do jednostki aktowej, który składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz liczby porządkowej. Dzięki sygnaturze możliwa jest jednoznaczna identyfikacja i lokalizacja dokumentów w archiwum czy w systemie zarządzania dokumentami. W praktyce, sygnatura pozwala na efektywne zarządzanie dużymi zbiorami akt, ponieważ umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji w oparciu o ustalone zasady ewidencji. Przykładowo, w instytucjach publicznych sygnatury są stosowane w sprawach dotyczących prawa administracyjnego, gdzie każda sprawa otrzymuje swoją sygnaturę, co pozwala na jej późniejsze łatwe zidentyfikowanie w kontekście przepisów prawa. Warto także wspomnieć, że zgodnie z dobrymi praktykami archiwizacji, sygnatury powinny być nadawane według ustalonych standardów, co zapewnia spójność i porządek w dokumentacji.